Mi raccomando, è urgente! Attenzione che è importante! Quante volte sentiamo frasi come queste?

Durante le quotidiane attività lavorative, gli aggettivi “urgente” e “importante” servono ad enfatizzare quelle operazioni che si reputano prioritarie rispetto ad altre.

Come capire quali lo sono davvero e quali no?

Con la matrice Eisenhower! Questa matrice ti aiuta ad organizzare le attività in base all’urgenza e all’importanza e ti consente di assegnare in maniera efficace la priorità a quelle più importanti.  

Programmare è fondamentale; la programmazione del tempo è sinonimo di maggior controllo delle proprie attività.

Programmare significa sapersi gestire, ovvero sapere con esattezza cosa è urgente e cosa non lo è, cosa è importante e cosa no.

Urgente e importante! Ma cosa significano? Che se ne dica, essi non sono due semplici vocaboli. 

Sono due variabili attorno alle quali girano la gestione e la qualità del nostro tempo produttivo.

La loro interazione genera situazioni differenti, nelle quali il nostro atteggiamento ed il nostro approccio alle attività cambia decisamente.

Come viene dimostrato nella matrice Eisenhower, a seconda del livello di urgenza e di importanza, ogni situazione muta radicalmente.

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Lo schema sopra riportato scaturisce da un concetto che viene fatto risalire a Dwight Eisenhower, generale durante la Seconda Guerra Mondiale e presidente degli Stati Uniti negli anni ’50, il quale viene molte volte ricordato attraverso una frase che ripeteva spesso: “La cosa importante è raramente urgente e la cosa urgente è raramente importante”.

A seconda di come le due variabili s’incastrino a vicenda, vengono a crearsi situazioni differenti, le quali andremo ad analizzarle ora più nello specifico:

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- Urgente ed importante: probabilmente è la condizione più facile da interpretare per un lavoratore, autonomo o dipendente che sia. Ogni situazione che rientra in questa categoria va messa in cima alla lista e affrontata con rapidità, concentrazione e precisione.

- Non urgente, ma importante: in questa categoria si collocano le attività che producono effetti nel medio e lungo periodo: la riorganizzazione dei processi aziendali, la pianificazione strategica, le attività di sperimentazione, la formazione del personale. Come già detto si tratta di qualcosa che occorre programmare in modo scientifico per evitare di essere sopraffatti dalla quotidianità.

- Urgente, ma non importante: quando il capo assegna un compito che occupa pochi istanti, il riflesso condizionato del collaboratore efficiente è quello di evadere rapidamente la richiesta. Una modalità estemporanea e poco studiata di assegnare gli incarichi rischia di far percepire ai collaboratori come urgente anche ciò che urgente non è.

- Non urgente e non importante: l’esatto opposto e altrettanto semplice da collocare. Le attività che rientrano in questa classificazione finiscono in coda, possibilmente delegate. All’interno di questa categoria rientra anche ciò che si protrae nel tempo e finisce con l’intasare la scrivania e la nostra testa.‍

Ogni 3 mesi occorre avere il coraggio riconoscere che si tratta di compiti di cui non vale la pena occuparsi e per questo vanno cestinati. In questo modo si crea spazio fisico e mentale per occuparsi di situazioni più importanti.

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Diciamocelo francamente, quando pensiamo ad un qualcosa di urgente non immaginiamo un qualcosa di divertente.

In effetti, l’urgenza porta con sé un determinato senso di negatività, almeno per quel che riguarda la maggior parte dei casi.

Purtroppo, esclusi i casi in cui subiamo l’urgenza dall’esterno, cioè per altrui decisione, per la maggior parte è chiaro sintomo di mala organizzazione. 

‍È il procrastinare che porta all’insorgere di troppe urgenze.

Il fatto che si ragioni su un concetto di urgenza, ci porta a tralasciare ciò che è importante, ovvero ciò che potrebbe permetterci di mettere in atto una reale crescita aziendale, il che aiuterebbe a migliorare le nostre condizioni e quelle dei nostri collaboratori.

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Imparare a fare una buona programmazione del tempo non è una cosa che diventa effettiva dall’oggi al domani.

Apprendere e sperimentare però è sempre possibile, in particolare attraverso l’ausilio di strumenti molto utili come potrebbe essere il diagramma di Gantt.

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Inventato da Henry Gantt, questo schema che potresti creare facilmente su di una pagina Excel, viene molto utilizzato per gestire al meglio le tempistiche dei progetti.

Sempre più però esso viene adottato anche per la semplice organizzazione dell’attività lavorativa di un ufficio e delle piccole aziende nel corso delle settimane, dei mesi e anche dell’anno intero.

Ciò perché il diagramma di Gantt ha, tra tante, un’importante funzione, ovvero quella di obbligare ad imporsi delle scadenze.

Al fin di non perdere di vista simili opportunità, possiamo metterle a regime segnalandole all’interno del nostro diagramma, decidendo il momento in cui, obbligatoriamente, dobbiamo tornare a prenderle in considerazione, nonché entro quando dobbiamo portarle a termine.

Quando si fissa un termine perentorio le cose importanti ad un certo punto diventano anche urgenti. Quasi sempre è la disorganizzazione ad aumentare i momenti urgenti e quindi a non permetterci di occuparci di quelli importanti. 

Ognuno di noi conosce bene ciò che potrebbe portarci ad un cambiamento positivo, migliorare noi stessi e la nostra impresa.

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Fonte: https://farenumeri.it/matrice-eisenhower/

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